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Vermietung Rendite & Cashflow

Nicht umlagefähige Nebenkosten: was beim Vermieter hängen bleibt

Stand: 25. August 2026 · Lesezeit ca. 8 Minuten

In fast jeder Kaufkalkulation steht das Hausgeld als eine einzige Zahl. Das ist der teuerste Vereinfachungsfehler im Bestand: Ein Teil davon holen Sie sich vom Mieter zurück, ein anderer Teil bleibt dauerhaft bei Ihnen – und genau dieser Teil ist es, der die Rendite frisst. Dieser Beitrag zeigt, welche Posten das Gesetz ausdrücklich von der Umlage ausschließt, warum kein Mietvertrag sie zurückholt und wie Sie den Betrag sauber in Ihre Rechnung bekommen.

Dieser Beitrag behandelt ausschließlich die Rechtslage in Deutschland. Österreich und die Schweiz regeln die Verteilung von Betriebskosten nach eigenen Vorschriften, die hier nicht dargestellt werden.

Der Ausgangspunkt: Umlage ist die Ausnahme, nicht die Regel

Ohne Vereinbarung trägt der Vermieter alles. § 556 Abs. 1 Satz 1 BGB formuliert es als Möglichkeit: „Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt.“ Steht dazu nichts im Mietvertrag, sind sämtliche Bewirtschaftungskosten mit der Kaltmiete abgegolten. Für die Aufstellung dieser Betriebskosten gilt nach § 556 Abs. 1 Satz 3 BGB die Betriebskostenverordnung fort – sie ist damit der maßgebliche Katalog.

Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer „durch das Eigentum … am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes … laufend entstehen“. Das Wort laufend ist der Filter: Eine einmalige Reparatur entsteht nicht laufend, eine Müllgebühr schon.

Die zwei ausdrücklichen Ausschlüsse des § 1 Abs. 2 BetrKV

Die Verordnung überlässt die Abgrenzung nicht der Auslegung, sondern nennt zwei Gruppen, die ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten gehören:

  1. Verwaltungskosten – nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung“. Die Verwaltervergütung fällt darunter – und übrigens auch Ihre eigene Arbeitszeit, die Sie folglich niemals umlegen können.
  2. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten – nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV die Kosten, „die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen“.

Der zweite Ausschluss ist kein Zufall, sondern die Kehrseite einer Hauptpflicht: Nach § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB hat der Vermieter die Mietsache „während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten“. Die Erhaltung ist also seine vertragliche Leistung; er kann sie schlecht dem Mieter in Rechnung stellen.

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage teilt dieses Schicksal. Sie erscheint in keiner der 17 Nummern des § 2 BetrKV, und sie dient definitionsgemäß der Erhaltung. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, trägt sie deshalb selbst – wie hoch sie ausfallen sollte, steht in unserem Beitrag zur Instandhaltungsrücklage.

Die Trennlinie am konkreten Posten

§ 2 BetrKV zählt die umlagefähigen Betriebskosten in 17 Nummern auf – ganz oben die öffentlichen Lasten, weshalb sich die Grundsteuer auf den Mieter umlegen lässt. Die folgende Tabelle zieht die Grenze an den Positionen, die in der Praxis strittig sind.

PostenUmlagefähig?Fundstelle
Grundsteuerja§ 2 Nr. 1 BetrKV (laufende öffentliche Lasten)
Wasser, Entwässerung, Müll, Straßenreinigungja§ 2 Nr. 2, 3 und 8 BetrKV
Heizung und Warmwasser (Betrieb)ja§ 2 Nr. 4 bis 6 BetrKV
Gebäude- und Haftpflichtversicherungja§ 2 Nr. 13 BetrKV
Hauswartteilweise§ 2 Nr. 14 BetrKV – nicht, soweit die Tätigkeit Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft
Verwaltervergütung, Kontoführung, Jahresabschlussnein§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV
Reparaturen an Dach, Heizung, Leitungennein§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV
Zuführung zur Erhaltungsrücklageneinnicht im Katalog des § 2 BetrKV enthalten
Mietausfall und Leerstandskostenneinnicht im Katalog des § 2 BetrKV enthalten

Der Hauswart ist der Posten, an dem die meisten Abrechnungen kippen. § 2 Nr. 14 BetrKV erlaubt seine Vergütung ausdrücklich, nimmt aber im selben Satz alles aus, was „die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft“. Wer die Hausmeisterrechnung ungeteilt umlegt, legt genau den Anteil um, den die Verordnung ausschließt.

Warum Nummer 17 keine Generalklausel ist

§ 2 Nr. 17 BetrKV nennt „sonstige Betriebskosten“ und definiert sie als „Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind“. Der Verweis auf § 1 ist entscheidend: Was nach § 1 Abs. 2 BetrKV gar keine Betriebskosten sind, wird über Nummer 17 nicht doch noch dazu. Verwaltung und Instandhaltung bleiben also außen vor, egal wie die Position im Wirtschaftsplan überschrieben ist.

Auch der Mietvertrag hilft hier nicht weiter. § 556 Abs. 5 BGB stellt klar: „Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2, Absatz 3 oder Absatz 3a abweichende Vereinbarung ist unwirksam.“ Eine Klausel, die Verwaltungskosten zur umlagefähigen Position erklärt, weicht von Absatz 1 zum Nachteil des Mieters ab.

Was das im Cashflow bedeutet

Rechnen wir eine typische vermietete Eigentumswohnung durch: 78 m², Kaltmiete 620 € im Monat, Hausgeld laut Wirtschaftsplan 285 € im Monat.

Bestandteil des HausgeldsMonatlichTrägt wer?
Umlagefähige Betriebskosten (Wasser, Müll, Heizung, Versicherung, Gartenpflege …)185 €Mieter
Verwaltervergütung45 €Vermieter
Zuführung zur Erhaltungsrücklage55 €Vermieter
Nicht umlagefähig gesamt100 €Vermieter
Jahresbetrag1.200 €Vermieter

Die 100 € im Monat sind 1.200 € im Jahr – bei einer Jahreskaltmiete von 7.440 € entspricht das 16,1 % der Mieteinnahmen, bevor Zins, Tilgung und Steuer überhaupt anfangen. In einer Kalkulation, die nur „Hausgeld 285 €“ kennt, taucht dieser Effekt entweder gar nicht oder dreifach überzeichnet auf. Wie die Zahl in die laufende Rechnung gehört, zeigt unser Beitrag zum Cashflow einer Immobilie.

Praxis-Hinweis zur Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Wirtschaftsplan der WEG folgt nicht der Betriebskostenverordnung, sondern dem Wohnungseigentumsrecht. Die Aufteilung in umlagefähig und nicht umlagefähig müssen Sie als Vermieter selbst vornehmen – viele Verwaltungen weisen sie inzwischen freiwillig aus, eine Pflicht dazu ergibt sich aus der BetrKV nicht.

Frist und Maßstab: zwei Regeln, die Geld kosten

Über Vorauszahlungen ist nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB jährlich abzurechnen, und zwar unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit. Satz 2 setzt die Frist: Die Abrechnung ist dem Mieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums“ mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen – es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Umgekehrt hat der Mieter nach Satz 5 ebenfalls zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben. Wie diese Fristen ineinandergreifen und was nach ihrem Ablauf noch durchsetzbar bleibt, zeigt der Beitrag Betriebskostenabrechnung: die Zwölf-Monats-Frist.

Der Verteilungsmaßstab steht in § 556a BGB. Ohne abweichende Vereinbarung wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (Absatz 1 Satz 1); verbrauchsabhängig erfasste Kosten nach einem Maßstab, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (Satz 2). Für vermietetes Wohnungseigentum gilt eine Sonderregel, die Investoren häufig übersehen: Nach § 556a Abs. 3 BGB ist ohne andere Vereinbarung „nach dem für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils geltenden Maßstab“ umzulegen – also nach dem Schlüssel der Teilungserklärung, nicht nach Wohnfläche.

Bei Heizung und Warmwasser kommt die Heizkostenverordnung dazu: § 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV verlangt, dass von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage mindestens 50 % und höchstens 70 % nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt werden. Der Rest geht nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum.

Stimmt die Vorauszahlung nicht mehr, lässt § 560 Abs. 4 BGB nach einer Abrechnung beide Seiten „eine Anpassung auf eine angemessene Höhe“ in Textform vornehmen. Wer das über Jahre unterlässt, finanziert die Betriebskosten seines Mieters zwischen.

Steuerlich fallen beide Seiten an – nur nicht symmetrisch

Für die Anlage V ist die Unterscheidung nicht das Ende der Geschichte. Die vom Mieter gezahlte Umlage fließt Ihnen zu und ist damit eine Einnahme im Sinne des § 8 Abs. 1 Satz 1 EStG; die dahinterstehenden Ausgaben sind Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG, also „Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“. Beide Beträge gehören in die Erklärung, sie heben sich rechnerisch weitgehend auf.

Übrig bleibt genau der nicht umlagefähige Teil – und der wirkt in voller Höhe. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 EStG nennt dabei ausdrücklich „Steuern vom Grundbesitz, sonstige öffentliche Abgaben und Versicherungsbeiträge, soweit solche Ausgaben sich auf Gebäude oder auf Gegenstände beziehen, die dem Steuerpflichtigen zur Einnahmeerzielung dienen“. Wo die einzelnen Beträge in der Erklärung landen, zeigt unser Leitfaden zur Anlage V.

Was die Gerichte dazu entschieden haben

Ein Streitpunkt zieht sich durch fast jede Hausmeister-Position: Wer trennt, welcher Teil der eigenen Arbeitskraft umlagefähig ist und welcher als Verwaltung oder Instandhaltung beim Vermieter bleibt? Der Bundesgerichtshof hat dafür einen gangbaren Weg bestätigt.

BGH, Urteil vom 14. November 2012 – VIII ZR 41/12

Setzt ein Vermieter für Hausmeister- und Gartenpflegedienste eigenes Personal ein, darf er nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV die fiktiven Kosten ansetzen, die bei Beauftragung eines Drittunternehmens entstanden wären – ein detailliertes Leistungsverzeichnis samt einem darauf beruhenden Angebot genügt als Nachweis, ohne dass der Anbieter seine Kalkulation nach Stundenlohn und Zeitaufwand offenlegen muss. Das gilt ausdrücklich nicht nur für Privatvermieter, sondern auch für Vermieter mit eigenen Angestellten oder unselbständigen Einheiten. Für den Vermieter heißt das: Wer eigenes Personal beschäftigt, muss dessen Arbeitszeit nicht mühsam in umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile zerlegen – ein plausibles Vergleichsangebot eines Drittunternehmens ersetzt diese Abgrenzung.

Häufige Fragen

Kann ich Verwaltungskosten mit einer Klausel im Mietvertrag umlegen?

Bei Wohnraum nicht. Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten, und § 556 Abs. 5 BGB erklärt eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1 abweichende Vereinbarung für unwirksam. Für Gewerberaummietverträge gelten diese Schutzvorschriften nicht in gleicher Weise – das ist ein eigenes Thema.

Sind Wartungskosten dasselbe wie Reparaturkosten?

Nein, und die Verordnung trennt sie sauber. Regelmäßige Wartung ist an mehreren Stellen ausdrücklich als Betriebskosten genannt, etwa die Reinigung und Wartung von Etagenheizungen in § 2 Nr. 4 Buchst. d BetrKV. Die Beseitigung eines Mangels dagegen fällt unter den Ausschluss des § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV. Rechnungen, die beides in einer Position bündeln, müssen Sie aufteilen.

Was passiert, wenn ich die Abrechnungsfrist versäume?

Nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist die Geltendmachung einer Nachforderung nach Ablauf der Frist ausgeschlossen, wenn Sie die Verspätung zu vertreten haben. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt – die Frist wirkt einseitig zu Ihren Lasten.

Umlagefähig und nicht umlagefähig getrennt führen

RenoDiary trennt die Bewirtschaftungskosten je Objekt in beide Töpfe, rechnet nur den nicht umlagefähigen Teil gegen den Cashflow und hält die Beträge für die Anlage V bereit.

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Quellen

Dieser Artikel bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung im Sinne des § 3 StBerG. Maßgeblich sind der Gesetzeswortlaut in seiner jeweils geltenden Fassung, die Verhältnisse des Einzelfalls und die Beratung durch eine befugte Person.