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Vermietung Rendite & Cashflow

Betriebskostenabrechnung: die Zwölf-Monats-Frist und was sie kostet

Stand: 25. August 2026 · Lesezeit ca. 8 Minuten

Die Betriebskostenabrechnung ist die einzige Position im Mietverhältnis, bei der ein Vermieter Geld allein deshalb verliert, weil ein Datum verstrichen ist. Nicht weil die Kosten falsch, nicht weil sie zu hoch, sondern weil die Abrechnung zu spät beim Mieter war. § 556 Abs. 3 BGB regelt das in vier nüchternen Sätzen – und diese vier Sätze entscheiden darüber, ob die Nachzahlung eines ganzen Abrechnungsjahres noch durchsetzbar ist.

Dieser Beitrag behandelt ausschließlich die Rechtslage in Deutschland. Österreich und die Schweiz regeln die Abrechnung von Betriebskosten in eigenen, hier nicht dargestellten Gesetzen.

Die vier Fristen des § 556 Abs. 3 BGB

Der Absatz ist kurz genug, um ihn im Original zu lesen. Er ordnet der Reihe nach an: „Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“

WasFristFolge bei Versäumnis
Abrechnung erstellenJährlich, über die geleisteten VorauszahlungenTeilabrechnungen schuldet der Vermieter nicht.
Abrechnung mitteilenBis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des AbrechnungszeitraumsDie Nachforderung des Vermieters ist ausgeschlossen.
Ausnahme–Der Ausschluss greift nicht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Einwendungen des MietersBis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der AbrechnungDanach kann der Mieter sie nicht mehr geltend machen – ebenfalls mit der Ausnahme des Nichtvertretenmüssens.

Zwei Details werden regelmäßig übersehen. Erstens spricht das Gesetz vom Mitteilen, nicht vom Absenden: Maßgeblich ist, dass die Abrechnung beim Mieter ankommt. Für das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum heißt das der 31. Dezember des Folgejahres. Zweitens lässt sich daran vertraglich nichts drehen – nach § 556 Abs. 5 BGB ist eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 3 abweichende Vereinbarung unwirksam.

Was überhaupt umgelegt werden darf

Umlagefähig ist nur, was vereinbart und Betriebskosten im Rechtssinn ist. § 556 Abs. 1 BGB erlaubt die Vereinbarung und verweist für die Aufstellung auf die Betriebskostenverordnung. Deren § 2 BetrKV listet den Katalog in siebzehn Nummern auf – von den laufenden öffentlichen Lasten (namentlich der Grundsteuer, die Sie auf den Mieter umlegen) über Wasser, Entwässerung, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung und Sach- und Haftpflichtversicherung bis zu Nummer 17, den „sonstigen Betriebskosten“. Diese Auffangnummer erfasst nur Kosten, die die Definition erfüllen und in den Nummern 1 bis 16 nicht vorkommen – und sie muss im Mietvertrag konkret benannt sein, um zu tragen.

Umgelegt werden darf immer nur der Betrag, der tatsächlich angefallen ist. Wer nach einem Jahr mit Leerstand einen Grundsteuererlass wegen Mietausfall bewilligt bekommt, setzt in der Abrechnung entsprechend weniger an.

Die Gegenprobe steht in § 1 Abs. 2 BetrKV. Danach gehören zu den Betriebskosten ausdrücklich nicht: die Verwaltungskosten – einschließlich des Werts der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit – und die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also alles, was aufgewendet wird, um durch Abnutzung, Alterung und Witterung entstandene Mängel zu beseitigen. Welche Positionen dadurch dauerhaft am Eigentümer hängen bleiben, ist im Beitrag nicht umlagefähige Nebenkosten im Einzelnen aufgeschlüsselt.

Der Verteilungsmaßstab

Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten nach § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind dagegen nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt. Für vermietetes Wohnungseigentum gilt die Sonderregel des § 556a Abs. 3 BGB: Ohne abweichende Vereinbarung wird nach dem Maßstab umgelegt, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt – die WEG-Abrechnung schlägt also auf die Mietabrechnung durch.

Für Wärme und Warmwasser tritt die Heizkostenverordnung daneben. Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage mindestens 50 % und höchstens 70 % nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen – der Verordnungstext sagt dafür „vom Hundert“; der Rest geht nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum.

Das teuerste Detail der ganzen Abrechnung: Wird entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 % kürzen. Fehlt eine fernablesbare Ausstattung zur Verbrauchserfassung oder werden die vorgeschriebenen Abrechnungsinformationen nicht vollständig mitgeteilt, beträgt das Kürzungsrecht 3 %. Beides trifft den Vermieter unabhängig davon, ob die Frist gewahrt wurde.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Vermietete Eigentumswohnung mit 80 Quadratmetern in einem Haus mit 400 Quadratmetern Gesamtwohnfläche, Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr. Der Flächenanteil beträgt damit 20 %. Die Heizkosten werden zu 70 % nach Verbrauch verteilt.

PositionKosten des HausesAnteil des Mieters
Grundsteuer2.400 Euro480 Euro
Wasser und Entwässerung3.200 Euro640 Euro
Hausreinigung und Gartenpflege1.800 Euro360 Euro
Sach- und Haftpflichtversicherung1.200 Euro240 Euro
Allgemeinstrom600 Euro120 Euro
Heizung und Warmwasser12.000 Euro2.220 Euro
Umlagefähig gesamt21.200 Euro4.060 Euro
Vorauszahlungen (12 × 320 Euro)–− 3.840 Euro
Nachzahlung–220 Euro

Die Heizkostenzeile im Einzelnen: Von 12.000 Euro werden 70 %, also 8.400 Euro, nach Verbrauch verteilt – nach den Zählern entfallen davon 1.500 Euro auf diese Wohnung. Die übrigen 3.600 Euro laufen über die Fläche, davon 20 %, also 720 Euro. Zusammen 2.220 Euro. Die fünf übrigen Positionen ergeben 9.200 Euro, davon 20 %, also 1.840 Euro; mit der Heizung sind es die 4.060 Euro der Tabelle.

Interessanter als die Nachzahlung von 220 Euro ist die zweite Rechnung, die in keiner Abrechnung auftaucht: Auf dieselbe Wohnung entfallen im Beispiel 960 Euro Verwalterhonorar und 600 Euro Reparaturen aus dem Hausgeld. Diese 1.560 Euro sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht umlagefähig und mindern den Cashflow des Eigentümers Jahr für Jahr – deutlich mehr, als die Nachzahlung einbringt. Wie diese Größe in die Renditerechnung gehört, zeigt Cashflow einer Immobilie berechnen.

Wenn die Frist gerissen ist

Der Wortlaut ist präzise: Ausgeschlossen ist „die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter“. Die Abrechnungspflicht selbst entfällt damit nicht, und ein Guthaben des Mieters wird durch den Zeitablauf nicht besser. Wer zu spät abrechnet, verliert also die Nachzahlung, schuldet die Erstattung aber weiterhin.

Die Ausnahme „nicht zu vertreten“ ist eng und muss vom Vermieter dargelegt werden. Sie zielt auf Umstände außerhalb seines Einflussbereichs; die eigene Arbeitsbelastung, ein Verwalterwechsel oder eine spät erstellte WEG-Abrechnung sind keine Selbstläufer. Praktisch bedeutet das: Wer im vierten Quartal noch keine Verbrauchsdaten hat, sollte den Vorgang dokumentieren, statt auf die Ausnahme zu hoffen.

Von der Ausschlussfrist zu trennen ist die Verjährung. Eine fristgerecht abgerechnete Nachforderung unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB; sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat. Die Zwölf-Monats-Frist entscheidet also, ob der Anspruch geltend gemacht werden kann, die Verjährung, wie lange.

Belege, Vorauszahlungen und die Anlage V

Nach § 556 Abs. 4 BGB hat der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren – und er ist ausdrücklich berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Ein sauber geführter digitaler Belegordner je Objekt erledigt damit zwei Aufgaben gleichzeitig: die Belegeinsicht und die Grundlage der Steuererklärung.

Stimmen die Vorauszahlungen nicht mehr, lässt § 560 Abs. 4 BGB nach einer Abrechnung jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen. Der Zeitpunkt dafür ist genau jetzt: unmittelbar nach der Abrechnung, nicht erst beim nächsten Nachzahlungsschock.

Steuerlich sind vereinnahmte Umlagen Einnahmen und die gezahlten Kosten Werbungskosten – beides in dem Kalenderjahr, in dem sie zu- beziehungsweise abgeflossen sind (§ 11 EStG). Eine Nachzahlung für 2025, die im Jahr 2026 eingeht, gehört deshalb in die Anlage V für 2026. Wie die Zeilen im Einzelnen zu befüllen sind, steht in Anlage V ausfüllen: der Leitfaden für Vermieter.

Was die Gerichte dazu entschieden haben

Das Gesetz sagt, was fristgerecht mitgeteilt werden muss – aber nicht, ab wann ein Schreiben überhaupt eine „Abrechnung“ im Sinne des § 556 Abs. 3 BGB ist. Diese Lücke füllt der Bundesgerichtshof.

BGH, Versäumnisurteil vom 8. Dezember 2010 – VIII ZR 27/10

Formell ordnungsgemäß ist eine Betriebskostenabrechnung nur mit vier Mindestangaben: einer Zusammenstellung der Gesamtkosten, der Angabe – und, soweit zum Verständnis erforderlich, Erläuterung – des Verteilerschlüssels, der Berechnung des Mieteranteils und dem Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung unwirksam, und die zwölfmonatige Einwendungsfrist des Mieters beginnt gar nicht erst zu laufen. Für den Vermieter folgt daraus: Eine unvollständige Abrechnung ist keine vorläufige Abrechnung, sondern rechtlich keine – wer eine der vier Mindestangaben auslässt, verschenkt genau die Rechtssicherheit, die die Frist eigentlich bringen soll.

BGH, Urteil vom 24. August 2016 – VIII ZR 261/15

Für die formelle Wirksamkeit einer Heizkostenabrechnung spielt es keine Rolle, ob die zugrunde gelegten Verbrauchswerte gemessen oder – etwa nach Ausfall der Erfassungsgeräte – nach § 9a HeizkostenV geschätzt wurden, und auch nicht, ob diese Schätzung inhaltlich zutrifft. Eine Erläuterung der Schätzmethode oder beigefügte Unterlagen sind dafür formell nicht erforderlich. Für den Vermieter erleichtert das die Fristwahrung bei defekten Zählern erheblich – ersetzt aber nicht die inhaltliche Richtigkeit, die der Mieter mit einer Einwendung weiterhin angreifen kann.

Häufige Fragen

Muss ich auch abrechnen, wenn eine Pauschale vereinbart ist?

Nein. § 556 Abs. 2 BGB lässt die Vereinbarung als Pauschale oder als Vorauszahlung zu; die Abrechnungspflicht des Absatzes 3 besteht nur „über die Vorauszahlungen“. Bei einer Pauschale erfolgt keine Abrechnung – dafür dürfen Erhöhungen nur nach § 560 Abs. 1 BGB weitergegeben werden, und nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Dieselbe Unterscheidung entscheidet an anderer Stelle über Geld: Bei der Mietkaution bleiben Pauschale und Vorauszahlung nach § 551 Abs. 1 BGB ausdrücklich außer Betracht, die Obergrenze rechnet sich also nur aus der Netto-Kaltmiete.

Zählt das Absendedatum oder der Zugang?

Der Zugang. Das Gesetz verlangt, dass die Abrechnung dem Mieter mitgeteilt ist. Der Nachweis liegt beim Vermieter, weshalb sich bei knappem Kalender ein nachweisbarer Zustellweg empfiehlt.

Kann ich die Frist im Mietvertrag verlängern?

Nein. § 556 Abs. 5 BGB erklärt jede zum Nachteil des Mieters von den Absätzen 1, 2 Satz 2, 3 oder 3a abweichende Vereinbarung für unwirksam. Eine Klausel, die dem Vermieter mehr Zeit einräumt, geht ins Leere.

Dürfen die Kosten eines Glasfaseranschlusses umgelegt werden?

Nur eingeschränkt. Nach § 556 Abs. 3a BGB hat der Mieter ein Glasfaserbereitstellungsentgelt nur bei wirtschaftlicher Umsetzung der Maßnahme zu tragen; bei einer aufwändigen Maßnahme im Sinne des Telekommunikationsgesetzes zudem nur dann, wenn der Vermieter vor der Vereinbarung soweit möglich drei Angebote eingeholt und das wirtschaftlichste ausgewählt hat.

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Quellen

Dieser Artikel bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung im Sinne des § 3 StBerG. Maßgeblich sind der Gesetzeswortlaut in seiner jeweils geltenden Fassung, die Verhältnisse des Einzelfalls und die Beratung durch eine befugte Person.